4.2 Управление документацией

4.2.1 Общие положения

В этом пункте Стандарта перечислено, какая документация должна быть включена в СМК. Попробуем перечислить эти виды документации в более понятном виде:

  1. Самые важные, как считается, документы: Политика в области качества (см. 5.3); Цели в области качества (см. п. 5.4.1); Руководство по качеству (см. п. 4.2.2).
  2. Так называемые «обязательные процедуры» - 6 процедур, и «обязательные записи» - 18 видов. Можно это же назвать по-другому. Должны быть документированы 6 видов деятельности (управление документами, управление записями, управление несоответствующей продукцией, управление внутренними аудитами, корректирующие действия, предупреждающие действия). Способ документирования может быть разным – все эти темы могут быть пописаны в Руководстве по качеству (РК) – и этого достаточно. Но чаще каждую из этих процедур «разбирают по частям» и помещают необходимые фрагменты в различные внутренние документы предприятия. Ещё необходимо фиксировать в виде записей информацию, которая возникает по 18-тью поводам.
  3. Документы и записи, которые не требуются Стандартом, но необходимы для успешного управления предприятием и изготовления продукции.

Очень полезным документом является «Перечень документов». В нём можно указать названия документов, их краткий код (там, где он есть), кто каждый документ разрабатывает, согласовывает, утверждает, место хранения подлинника. Я называю этот документ «Ключ к системе».

Этот документ – «Перечень документов» не обязателен, но очень полезен. А вот венные сделали его обязательным для своих систем. Например, военный стандарт ГОСТ РВ 15.002-2003 «Военная техника. Системы менеджмента качества. Общие требования» в пункте 4.2.1.1 требует «Документация СМК должна определять согласованный с ПЗ перечень стандартов ….., применяемых в организации, а также перечень документов СМК, подлежащих согласованию с ПЗ» (ПЗ – это Представитель Заказчика).

4.2.2 Руководство по качеству

Руководство по качеству (РК) – это очень важный документ, который методически правильно составлять после создания всей СМК или после создания определённых элементов СМК. РК отражает то, как директор по качеству или менеджер по качеству понимают сущность системы менеджмента.

Варианты представления документа «Руководство по качеству» («Quality manual»)

  • Один документ, структура которого привязана к структуре Стандарта. В каждой главе описывают, как выполняется конкретное требования стандарта в подразделениях Организации
  • Один документ, структура которого привязана к технологической цепочке производства. В каждой главе описывают, на какие требования Стандарта обращается особое внимание на различных этапах создания продукции.
  • Два документа различной степени подробности и режима доступа. Один – для общего доступа клиентов и всех заинтересованных лиц, другой – весьма подробный, вплоть до ограничения доступа.
  • Может включать в себя Политику в области качества (в соответствующем разделе или в приложении), другие процедуры, но чаще НЕ включает в себя Политику. 

4.2.3 Управление документами

На это тему написано очень много. И всё равно во время аудитов несоответствия, касающиеся управления документами, встречаются чаще всего.

По моему опыту для средних и крупных по размеру предприятий удобно создать следующие документированные процедуры по управлению документами:

  1. «Главная» процедура «Управление документами». В ней хорошо бы привести таблицу с перечислением всех видов документов, встречающихся на предприятии, и ссылки на блок-схемы и другие документы, которые описывают управлении этими видами документов. В этой же процедуре удобно объединить правила управления следующими видами документов:
    1. •  Документы внешнего происхождения на бумажных и электронных носителях: законы РФ и стран контрагентов, ГОСТы, ТУ, СНиПы, РД и т.п.
    2. •  Внутренние документы предприятия – регламенты, процедуры, методики, рабочие инструкции и т.п.

      Эту процедуру пусть пропишет менеджер по качеству.
  2. Процедура управления договорами о хозяйственной деятельности. В первую очередь, нас интересуют договоры поставки, т.к. именно в них мы указываем собственные обязательства перед клиентами. Если предприятие оказывает услуги, то необходимо применить договор в форме публичной оферты и установить правила управления этим договором. Заодно можно прописать и правила работы с договорами закупки. Эту процедуру пусть составит юрист или руководитель той службы, где хранятся договора, либо тот, кто считается идеологом работы с договорами.

    Правила управления трудовыми договорами можно поместить в блоке правил, регламентирующих работу с персоналом.
  3. Процедура управления конструкторской и проектно-сметной документацией, включая процедуры ведения архива. Эту процедуру удобнее написать руководителям соответствующих отделов.
  4. Есть ещё группа документов, от составления правил управления которыми часто отмахиваются. А напрасно. Речь идёт о всевозможных планах, рождающихся в недрах различных служб. Каждый план содержит требования, значит это документ. Правила управления планами удобнее всего описать в тех документированных производственных процедурах, где они рождаются.

Ниже приведён перечень возможных вариантов документирования правил управления документами.

  • Процедура управления всеми (либо указанными) видами документов в составе Руководства по Качеству.
  • Процедура управления документацией (документы и записи).
  • Процедура управления всеми видами документов как единый документ.
  • Отдельные процедуры управления отдельными видами документов: договорами, КД, ТД, ПСД, технологическими инструкциями, инструкциями по охране труда, и т.п.
  • Инструкция по использованию специализированного программного обеспечения для обеспечения документооборота.
  • Процедура управления планами – в составе документированных производственных процедур.
  • Перечень документов, зарегистрированных в системе
  • Перечень рабочих инструкции по подразделениям 

4.2.4 Управление записями

Организация должна документировать в виде одного или нескольких документов все правила, касающиеся управления всеми видами записей, создаваемых в Организации. Ниже приведён перечень возможных вариантов документирования правил управления записями.

  • Процедура управления всеми видами записей в составе Руководства по Качеству
  • Процедура управления документацией (документы и записи)
  • Процедура управления всеми видами записей как единый документ
  • Инструкция по использованию специализированного программного обеспечения (ПО) для обеспечения документооборота.
  • Инструкция по делопроизводству, документообороту (обычно касается записей, обслуживающих и касающихся административной деятельности)
  • Номенклатура дел.
  • Паспорт процесса (в табличном виде содержит информацию об установленных параметрах управления записями, созданными в данном процессе).
  • Альбом бланков для записей
  • Приложения к процедурам, содержащие образцы бланков.
  • Положения об отделах, подразделениях (часто содержат описание и структуру отчётной документации).

ПРИЛОЖЕНИЯ и полезные ссылки

Уважаемые гости сайта! Хочу порекомендовать вам очень любопытный Интернет-ресурс www.gramma.ru . Этот ресурс называется "Культура письменной речи". На главной странице справа вверху есть малозаметная кнопка "Вопрос справочной службе". Это совершенно удивительная служба, которая, по моим наблюдениям, работает круглосуточно. Вы можете задать вопрос, касающийся применения правил русского языка, и вам в течение очень короткого времени - иногда в течение 10 минут (!) - дадут письменный ответ. Пользуясь случаем, выражаю восхищение и благодарность этой клиентоориентированной службе!