Область применения системы менеджмента качества (СМК)

Автор сайта Алексей Петрович Покровский благодарит ведущего аудитора систем менеджмента качества Александра Дмитриевича Мартынова за активное участие в написании данного раздела.

Часто используют следующие термины:

  • Область применения стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001)
  • Область применения системы менеджмента качества.
  • Область сертификации системы менеджмента качества.
  • Область сертификационного аудита.

Как в них разобраться?

1. Область применения требований стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001)

Итак, Высшее руководство компании приняло стратегическое решение о внедрении системы менеджмента качества. Самостоятельно или с помощью консультантов начато размышление о том, в какой последовательности это делать и кого вовлекать в этот проект. Первый шаг внедрения СМК – это, как говорят врачи, проведение диагностики существующего предприятия вместе со сложившейся на этот момент системой управления для того, чтобы ответить на два вопроса:

  1. Что не хватает, чтобы признать систему управления предприятием соответствующей всем требованиям стандарта ISO 9001.
  2. Какие требования стандарта ISO 9001 на первом же этапе этого анализа можно считать неприемлемыми для системы управления предприятием.

Вот такой анализ и даёт ответ на первый вопрос о степени применения требований стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001). В пункте 1.2 Стандарта говорится о том, что предприятие, в зависимости от характера его деятельности или особенностей его продукции (= услуг) может принять решение о том, что некоторые пункты Стандарта неприменимы для данного предприятия. Т.е. предприятие не будет обращать внимание на исключённые пункты Стандарта. Это решение фиксируется и документируется в соответствующем разделе Руководства по качеству (см. п. 4.2.2 Стандарта). Таким образом, весь объём признанных предприятием требований Стандарта является областью применения требований стандарта ISO 9001 .

Сразу же надо оговориться, что объём дозволенных Стандартом исключений регламентируется в п. 1.2, и это решение может быть пересмотрено в любой момент, когда этого потребуют обстоятельства или постепенное осмысление собственной деятельности.

По моим наблюдениям чаще всего исключают из СМК следующие пункты Стандарта:

  • 7.3 – "Проектирование и разработка"
  • 7.5.4 – "Собственность потребителя"
  • 7.6 – "Управление оборудованием для мониторинга и измерений"

Но давайте не будем спешить.

Пункт 7.3 – "Проектирование и разработка" регламентирует творческую деятельность по превращению потребностей клиента (часто им невысказанных и даже неосознаваемых) в требования к продукции, включая услугу. Поэтому этот пункт нельзя исключать из системы, если на пути продукции от предприятия к клиенту есть хоть какая-то услуга. Например, отдел продаж может (а по-правильному должен) не просто принять заявку от клиента, но и выяснить, может ли заказ быть скомплектован лучшим образом, чем сказано в формальной заявке. Для этого хорошо бы узнать, для какой цели именно этот клиент приобретает продукцию предприятия. А это и есть разработка. То же касается и такой мелкой детали, как доставка готовой продукции клиенту. Планирование силами поставщика способа доставки продукции клиенту наиболее удобным для него способом – это тоже разработка. Правила разработки могут применяться также при планировании изготовления специфических заказов, при создании технологической документации, включая разработку оснастки. Применение в таких случаях требований п. 7.3 Стандарта заметно повышает конкурентоспособность предприятия. Не надо спешить исключать этот пункт из своей СМК.

Пункт 7.5.4 "Собственность потребителя" нельзя исключать там, где имеется собственная или арендуемая территория, на которую заезжают машины клиента или по поручения клиента (возможности ДТП), где имеется риск утечки данных о клиенте.

Пункт 7.6 – " Управление оборудованием для мониторинга и измерений" нельзя исключать там, где имеются собственные технические устройства - средства изменения (анкеты для ответов клиентов в это число не попадает), в том числе калибры, шаблоны, контрольные образцы внешнего вида. Нельзя исключать там, где имеет место метрологическая экспертиза (второй абзац пункта 7.6, впервые включённый в текст Стандарта в версии 2008 года) при составлении проектной или конструкторской документации, технологических и контрольных карт.

Исключение других пунктов раздела 7 Стандарта из своих систем вызывает подозрение, а при более пристальном рассмотрении всегда обнаруживаются несоответствия. Но даже указанные три пункта исключать надо очень осторожно.

2. Область применения Системы менеджмента качества

Область применения Системы менеджмента качества – это границы, внутри которых действуют единые правила управления, соответствующие требованиям стандарта ISO 9001 – после того, как, были определены исключённые пункты. Область применения должна быть обозначена в документах, доступных клиенту – во избежание недоразумений.

Под границами понимается следующее:

  1. Организационная структура . В границы СМК может быть включено одно или несколько юридических лиц. Если в границы включено только одно предприятие, то здесь всё просто – "СМК распространяется на деятельность предприятия такого-то в его границах". В ином случае пишут: "СМК распространяется на группу предприятий в составе: ….". или так: "СМК распространяется на группу предприятий "Россия – вперёд!" в составе: ….". В качестве названия группы компаний может быть использовано любое название, включая товарный знак или название одного из предприятий.
  2. Географическое расположение . В одних случаях в границы СМК может быть включена одна компактно расположенная производственная площадка (офис, производство и всё остальное), а может - несколько ("офис + бензоколонка №1 + бензоколонка № 2" или "офис + склад сырья + цех + склад продукции"). В других случаях в границы СМК может быть включены не все площадки, а только некоторые ("офис + бензоколонка №1, а бензоколонка № 2 – не включена). Но это возможно только в том случае, если "усечённая" СМК в декларированных границах способна обеспечить качество продукции. Например, если из области применения СМК исключить склад готовой продукции, где требуется особый климатический режим, такое исключение неправомерно, т.к. при этом нет гарантии поставки клиентам годной продукции.
  3. Виды деятельности и процессы . Предприятия обычно исключают из области применения СМК такие виды деятельности, как оказание услуг общественного питания на базе заводской столовой, медицинское обслуживание на базе заводского медпункта, оказание оздоровительных услуг на базе заводского спортклуба и т.п. Бывают и более сложные исключения. На одном предприятии был цех по выпуску запасных частей для комплектации других заводов с аналогичным оборудованием, которое было закуплено за границей в оные времена и распределено среди нескольких предприятий. Этот спеццех был выведен за границы применения СМК, и это было правомочно. Но спустя несколько лет с приходом нового энергичного руководителя на базе этого цеха стали выпускать и другую продукцию коммерческого назначения. И тогда этот цех был возвращён в лоно СМК, да ещё вместе со специализированным конструкторским бюро.
  4. Линейка продукции и услуг . Предприятие вправе определить, к какой группе продукции (= услуг) применяются требования СМК, а к каким – не применяются. Редко, но бывает, когда из области применения СМК исключают какую-то материальную продукцию. А с услугами бывает чаще. Например, собственное автохозяйство строительной организации призвано обслуживать потребности самой организации. Однако, чтобы невостребованная техника не простаивала, её иногда используют по заявкам других организаций на возмездной основе. При этом оказывается услуга, но она обычно не включается в область применения СМК. В таких случаях иногда говорят "непрофильная продукция или услуга".

Предприятие может осуществлять изменение области применения СМК. Общая тенденция – это расширение области применения СМК.

3. Область сертификации Системы менеджмента качества

Понятие "Область сертификации СМК" возникает только в том случае, когда необходимо провести сертификационный аудит СМК. При сертификационном аудите должно быть указано, на какую область внедрённой СМК будут распространяться выводы по результатам аудита. Т.е. по каким-то соображениям, включая денежную экономию, руководство может принять решение сузить область существующей СМК для целей сертификации. Область сертификации не может быть большей, чем область применения СМК, но может быть меньшей – но только в рамках линейки продукции. Из области применения СМК можно исключать только деятельность, описанную в разделе 7 Стандарта. Нельзя исключить деятельность по документообороту (раздел 4), деятельность руководства (раздел 5), менеджмент ресурсов (раздел 6), деятельность по измерениям, анализу и улучшению (раздел 8). Область сертификации указывается в тексте, нанесённом на сертификат ISO 9001.

Область сертификации можно изменять. Возможными поводами для изменения области сертификации могут быть следующие:

  1. Изменение области применения СМК, связанного с изменением числа предприятий в группе, изменение их названий или организационного – правовой формы, официального адреса.
  2. Расширение производства, увеличение или уменьшение производственных площадей.
  3. Расширение линейки продукции или услуг, упомянутых в формулировке области сертификации. Например, внедрение в производство новых моделей ранее выпускаемых изделий, как правило, не требует изменения области сертификации. Введение новой услуги, например, постгарантийного обслуживания (сервиса) повлечёт за собой расширение области сертификации.
  4. И т.п.

Рекомендую предельно внимательно отнестись к формулированию области сертификации. Это очень ответственное дело, так как фактически именно эта фраза – "формула" области сертификации - является визитной карточкой предприятия. Текст области сертификации должен предельно полно показать возможности предприятия, но не быть длинным, громоздким, излишне детализированным. Одновременно формулируйте область сертификации по-русски и по-английски – это, как говорят в наших кругах, "позволит добавить ценности". Я много раз был свидетелем того, что одновременная работа на двух языках позволяет сделать формулу ярче, однозначнее.

4. Область сертификационного аудита

Это понятие важнее всего для внешних аудиторов – тех, кто составляет план сертификационного аудита и осуществляет этот аудит. Область сертификационного (и надзорного) аудита определяется целью аудита и областью сертификации. Проблема в том, что всякий аудит ограничен временем, а проверить необходимо всё, что относится к области сертификации. Поэтому аудиторы сужают аудируемую область – с учётом важности различных областей СМК и рисков, которые могут исказить адекватность наблюдений. Но результаты такого выборочного аудита распространяют на всю область сертификации СМК. Реально во время сертификационного аудита не включают в план аудита часть производственных участков, включённых в область сертификации, но обязательно включат в план аудит документооборота, деятельность руководства, менеджмент ресурсов, включая менеджмент персонала, и, конечно, деятельность по измерениям, анализу и улучшениям.

Тема области аудитов исключительно важна при организации внутренних аудитов СМК, при составлении Программы внутренних аудитов СМК на год. При этом также важно, чтобы в рамках годовой программы внутренних аудитов СМК можно было охватить всю область сертификации, а точнее – область применения СМК (это только для внутренних аудитов СМК).