Вопрос-ответ 92

Уважаемый Алексей Петрович!
Как определиться с тем, какую документацию включать в СМК? Вопрос очень широкий. Просмотрел в 1С основные средства. Это: компьютеры, оргтехника, фотоаппараты, серверы, автомобили, измерительные приборы различных типов, монтажный инструмент, оборудование и оснастка, станки, офисная АТС, ворота, кондиционеры, кондукторы, краны и тельферы, лебедки, мебель, станки, склад, и еще многое другое... Где паспорта и документация на все это - риторический вопрос. Я думаю, что частично в бухгалтерии, частично в отделах, частично на складе, а частично – отсутствует. Какой документацией на какое оборудование следует управлять?

Ответ: 

Как отделить те документы, которыми надо управлять (например, описание ТО автомобиля, описание правил обслуживания лебёдки, описание сервера и правил управления паролями), от тех документов, наличие которых можно, на основании здравого смысла, посчитать не обязательными (правила управления автоматическими воротами, техническое описание отвёртки, правила обслуживания офисной мебели)? Это - решение самой Организации в лице Директора, ПРК, владельцев процессов, работников. Это решение не надо документировать, это надо просто сделать. Некоторые предприятия принимают устную или письменную Политику относительно степени документирования. Но это всегда размытый вопрос. Решение может принять даже слесарь. А по некоторым вопросам решение может быть принято директором, и это может быть прописано в процедуре управления документами. Например: «Технические описания на импортное оборудование, работа которого влияет на качество продукции (услуг) и безопасность персонала, должна храниться в технической библиотеке, пользователям должны выдаваться только копии этой документации. Также должны заказываться переводы на русский язык технических описаний, и эти переводы должны храниться по таким же правилам, что и подлинники на иностранных языках»".
Важно исходить из принципа разумной достаточности.
Как проверить правильность принятых Вами практик? По время внутренних аудитов СМК аудиторы (сначала этим аудитором буду я) будут интересоваться составом управляемых документов. Если аудитор посчитает, что отсутствие некоторого документа «не обеспечивает результативного планирования процессов, осуществления и управления процессами», то выпишет карточку несоответствия. Конечно, руководитель проверяемого подразделения может не согласиться с мнением аудитора и отказаться от взятия под управления указанных документов. Но, уверяю Вас, что при разумном подходе аудитора, всегда можно прийти к консенсусу. Чаще руководитель подразделения соглашается. А ещё это решение принимается по результатам инцидентов, неприятных случаев. Ведь на все эти несоответствия мы обязаны реагировать заполнением карточки наблюдения (улучшения) с дальнейшими корректирующими действиями (подробнее см. п. 8.5.2)! Поэтому набор управляемых документов формируется не сразу. Если сегодня коллектив окажет организованное сопротивление по этому пункту, а директор и Вы не сможете этому противостоять, то это надо мягко отложить. Мне, как консультанту, можете заявить, что таких документов у вас нет, управлять нечем. Я соглашусь с этим и поставлю факт выполнения плана. НО. При первом же аудите я изучу этот вопрос не дистанционно, а вплотную. И дальше - уж как получится. Не исключено, что Вам придётся вернуться к этому вопросу. Я не пугаю, а просто описываю ситуации, которые уже были в моей практике.
С уважением, Алексей Покровский.