Как внедрять СМК?

Прежде надо обязательно ответить на вопрос: «А зачем это нужно нашему предприятию?». Потому что СМК – это не панацея от всех бед. Выражение «Внедрение системы менеджмента качества» в наше время стало просто лозунгом. СМК внедряется для того, чтобы решить конкретные проблемы предприятия. И уже потом, когда первоочередные проблемы начинают разрешаться, выясняется, что это очень удобный инструмент решения и других проблем.

Кому НЕ НУЖНА СМК?

1. Монополистам - мы уже говорили об этом. Правда, и у них могут быть проблемы, которые хорошо могут быть изжиты при грамотном внедрении системы. Кроме того, монопольный статус иногда заканчивается.
2. Тем, у кого бизнес развивается стремительными темпами. В этих случаях личные навыки руководителя и его помощников вносят больший вклад в успех, чем попытки систематизировать процессы в ситуации, когда всё быстро меняется. Однако, если такой деятельностью по созданию новых бизнесов человек или команда занимается не первый раз, то система опять нужна. Эта деятельность описана в пункте 7.3 стандарта ISO 9001.
3. Очень маленьким компаниям. В тех случаях, когда владелец бизнеса может держать в поле зрения всё происходящее и лично руководить всем, успех компании зависит от личных навыков руководителя. Но отдельные элементы системного подхода приносят пользу. У нас был клиент – маленькая фирма, которая выполняла письменные переводы на разные языки. Работников - всего два человека – муж и жена. Но много подрядчиков, живущих в разных странах по всему миру. Этой фирме понадобилась СМК. Система была создана и сертифицирована.

Всем остальным внедрение системы менеджмента качества (СМК) принесло бы пользу – при правильном подходе.
Процесс внедрения СМК вскользь описан в самом стандарте – в пункте 4.1, в самом начале.
Конечно, решение о внедрении СМК принимает руководитель предприятия. Но как выполнить это решение? «Покупка сертификата и документации СМК» в различных вариациях. На этом сайте это не обсуждается.
Возможны следующие способы:
1. Разработка и внедрение СМК своими силами.
2. Разработка и внедрение СМК своими силами после приёма в штат предприятия сотрудника, который имеет подобный опыт.
3. Разработка и внедрение СМК своими силами с привлечение консультанта на весь период проекта.
4. Комбинированный вариант, при этом у внешнего консультанта – одного либо нескольких – покупают разовые услуги

Подробнее:

1. Начать внедрение СМК своими силами. Успех этого варианта зависит от правильности выбора менеджера по качеству. В конце концов, его можно обучить на курсах. Плюсы – самый дешёвый путь, низкий риск ухода работника после завершения проекта. Минусы – риск того, что работника в процессе внедрения СМК «занесёт» в какую-то крайность, что мы часто наблюдаем. В этом случае необходима хотя бы ограниченная, но внешняя оценка деятельности менеджера по качеству.

2. Нанять в штат предприятия человека, который имел опыт внедрения СМК на другом предприятии. Плюсы – наличие опыта, низкая цена вопроса. Минусы – риск того, что работник после выполнения проекта по внедрению СМК уволится, унесёт в своей голове огромную добавленную ценность, полученную в ходе внедрения. В этом варианте необходимо убедиться в высокой лояльности нанятого работника, убедиться в том, что этого работника что-то держит на предприятии. Кроме того, надо всегда готовить дублёра ключевого сотрудника.

3. Заключить договор с внешней стороной об оказании консультационных услуг по внедрению СМК. Плюсы – при правильном выборе – гарантированный положительный результат, получение предприятием реальной выгоды, которая окупит все затраты на проект. У консультантов, как правило, есть большой опыт внедрения СМК на различных предприятиях. Не ищите консультанта по принципу «А Вы имели опыт внедрения СМК на предприятии по изготовлению заварного печенья?» или «А Вы имели опыт внедрения СМК на предприятии по проектированию и строительству домов именно каркасным методом?» Минусы – высокая стоимость услуг консультантов, ещё выше – консалтинговых организаций. Анализируйте не только цену, но соотношение «цена / качество консультационных услуг.

4. Комбинированный вариант. Внедрять самим, но привлекать внешнего консультанта для оказания разовых услуг: обучение руководства и персонала, помощь менеджеру по качеству в отдельных вопросах, обучение и стажирование внутренних аудиторов, выполнение внутренних аудитов силами внешнего специалиста, сопровождение сертификационного аудита.

Каждый вариант имеет свои «плюсы» и «минусы» об этом написано в статье «Кто внедряет СМК?». Самое главное, что должны принять руководители предприятий – это то, что внедрение СМК – дело рук самих внедряющих, т.е. руководства и персонала предприятия. Ключевая роль в этом – у Первого руководителя предприятия.

«Внедрение СМК» подразумевает выполнение следующих шагов:

Шаг 1.
Высшее Руководство предприятия (компании, организации) должно лично осознать необходимость изучить тему СМК или внедрить СМК. Результат – Руководство осознало необходимость изучить тему, связанную с СМК или приняло решение внедрять СМК. Риски этого этапа – высокое самомнение руководителя (поговорка: «Беда не в том, что не знают, а в том, что думают, что знают»), отрицательные отзывы знакомых, негативный опыт предыдущих попыток контакта с псевдоносителями знаний по СМК (поговорка: «Повторный брак – это триумф оптимизма над жизненным опытом»).

Шаг 2.
Высшее Руководство предприятия должно получить начальные знания о системах менеджмента качества и процессе сертификации СМК. Решение о прохождении сертификации или отказе от сертификации может быть принято позже. Результат – Руководитель сам лично прошёл, хотя бы, ознакомительное обучение по СМК или собеседование с тем, кому доверяет. Принято решение о продолжении работ в этом направлении. На своём предприятии намечена кандидатура (один или, для подстраховки, несколько человек) будущего менеджера по качеству – «тягловую лошадку» будущего проекта, в перспективе – директора по качеству. Риски этапа – получение однобокой информации из одного источника. Лучше пообщаться с различными носителями знаний и опыта по СМК, пообщаться с руководителями тех предприятий, где уже внедрена СМК.

Шаг 3.
Высшее Руководство предприятия должно принять решение о том, как внедрять СМК. Результат – принято решение о способе внедрения СМК. Варианты уже рассмотрены в этой статье.

Шаг 4.
Составить план работ по разработке и внедрению СМК, приступить к выполнению этого плана. Это – самый трудоёмкий, длительный и мучительный этап работ. Залог успеха – личная вовлечённость Высшего руководства, демонстрирование этой вовлечённости. Главный замедляющий фактор – гордыня участников процесса. Для преодоления гордыни нужно мужество самих участников внедрения СМК, деликатность и терпение руководителей, опыт консультантов, если они есть. Результат – система управления предприятием приведена в соответствие с требованием стандарта ISO 9001 и / или ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Риски этапа – невыполнение ключевых требований СМК: проведение систематических внутренних аудитов СМК, фиксация внешних и внутренних жалоб, выполнение корректирующих действий, анализ СМК со стороны руководства, установление Целей в области качества.
Процесс внедрения СМК, по моим наблюдениям не может длиться менее 9 месяцев. Меньше 6 месяцев – это явная профанация. Обычное дело - 1 - 1,5 - 2 года. На этом можно и остановиться, развивать и улучшать СМК, снижать потери, улучшать качество продукции и услуг. Многие предприятия так и делают – и в этом они правы.

Шаг 5.
Высшее Руководство предприятия должно принять решение о необходимости сертификации. Результат: приняты следующие решения:
• Нужна или не нужна сертификация.
• В какой системе сертифицироваться: в международной по ISO 9001:2008, российской по ГОСТ Р ИСО 9001-2008, или в обеих сразу.
• В какой именно орган по сертификации обратиться
• Одобрить предложенного аудитора или выбрать наиболее подходящего.

Шаг 6.
Заключить договор с выбранным органом по сертификации, пройти аудит.

Рассказ о шагах 5 и 6 приведён в статье «Консультирование и сертификация – это разные вещи!»